Savoir gerer une reunion de travail

Écrit par alex    Commentaires fermés sur Savoir gerer une reunion de travail

Quand on a un poste à responsabilité, on ne peut pas échapper à une réunion de travail. Ce n’est certes pas la partie la plus agréable d’un travail mais on doit savoir la gérer si on veut prospérer dans sa carrière.

La preparation

On a tendance à la négliger, pourtant une réunion sans préparation est d’une manière ou d’une autre vouée à l’échec. Il faut commencer par définir les personnes qui doivent être présentes. Elles doivent en majorité être impliquées directement dans le sujet pour pouvoir intervenir de manière experte et efficace, mais il est aussi nécessaire qu’il y ait des personnes moins impliquées pour donner des avis objectifs et ponctuels. L’ordre du jour doit être étudié et défini et présenté au préalable à tous les participants, sans oublier tous les supports pour cette présentation.

Pendant la reunion

Il est important de respecter l’heure prévue pour le début de la réunion, ne pas attendre les retardataires donc. Commencer par définir clairement le sujet et les objectifs de la réunion, et de définir les règles d’intervention : temps et durée d’intervention, ses limites ainsi que l’attitude générale attendue. Pour maintenir l’attention de l’assemblée, reformulez régulièrement les idées retenues, et faites une ou deux fois une synthèse des échanges entre les chapitres ou sujets. Si la durée de la réunion est restreinte, restez debout pour faire comprendre à vos interlocuteurs que les décisions doivent être prises rapidement et pour qu’ils ne soient pas tentés de sortir du sujet. Pour inciter tout le monde à participer, cherchez au préalable des manières attractives, voire amusantes, comme des approches ludiques et colorées.

Après la reunion

L’évaluation d’une réussite ou non d’une réunion de travail se fait souvent après celle-ci. Exigez un compte-rendu très rapidement ou, si c’est à vous de la faire, faites-les parvenir aux participants dans les plus brefs délais pour qu’ils ne perdent pas de vue les décisions prises et s’attèlent à leur application.